Lorsqu’elles choisissent une entreprise de services de nettoyage, les entreprises lancent généralement un appel d’offres. Cet appel d’offres décrit de façon précise les services de nettoyage dont vous avez besoin et permet aux fournisseurs qualifiés de soumettre leurs propositions afin de démontrer comment ils répondront à vos exigences. Cela facilite l’évaluation des propositions et le choix du fournisseur qui convient le mieux à votre budget.
Les professionnels du nettoyage commercial de ServiceMaster Clean ont créé le petit guide suivant pour vous aider à rédiger un appel d’offres pour des services de nettoyage.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres pour des services de nettoyage?
Un appel d’offres pour des services de nettoyage définit le cahier des charges que votre entreprise enverra à plusieurs fournisseurs de services de nettoyage commercial pour solliciter des propositions de services. Les entreprises pressenties ont un délai pour répondre en précisant leurs processus, leur tarification et la description de leurs services. Votre entreprise peut ensuite évaluer les soumissions et choisir la meilleure d’entre elles.
Cette démarche permet à l’entreprise potentielle de services de nettoyage de comprendre vos exigences avant de soumissionner, pour ensuite présenter ses compétences et ses tarifs.
Pourquoi créer un appel d’offres pour des services de nettoyage?
Chaque installation commerciale a des besoins différents en fonction de ses horaires, de la taille de ses locaux, de leur agencement, de ses flux de circulation et de ses exigences particulières. Une proposition complète et détaillée vous garantit des offres et des services précis, adaptés aux attentes et aux objectifs de votre entreprise.
Comment rédiger un appel d’offres
Votre appel d’offres pour des services de nettoyage doit clairement refléter vos objectifs et vos exigences. Une approche détaillée et structurée améliore la qualité des soumissions et, en bout de ligne, permet d’établir une relation de travail plus solide. Suivez ces conseils utiles des experts de ServiceMaster Clean pour créer un appel d’offres efficace et garantir un résultat optimal pour votre entreprise.
1. Aperçu et historique de votre entreprise
Présentez les objectifs de votre entreprise et les exigences de soumission pour l’appel d’offres, en incluant :
Informations de base : Nom, adresse et secteur d’activité de votre entreprise, ainsi qu’une brève description de celle-ci, afin de vous aider à trouver un service de nettoyage qui répondra précisément à vos besoins.
Considérations particulières : Énumérez tous vos besoins spécifiques, tels que des outils spécialisés, des équipements, des produits de nettoyage écologiques ou des services de recyclage.
Date limite de soumission : Indiquez clairement la date limite et le format requis pour les propositions. Rédigez une introduction qui décrit les objectifs de votre appel d’offres et les exigences de soumission.
2. Objectifs de nettoyage de votre entreprise
Précisez les résultats auxquels vous vous attendez d’une entreprise de services de nettoyage, notamment :
Fréquence de nettoyage : À quelle fréquence voulez-vous que vos locaux soient nettoyés? Tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois?
Produits de nettoyage souhaités : Quels types de produits de nettoyage souhaitez-vous que le service utilise? Indiquez vos préférences en matière de produits écologiques ou désinfectants.
Zones à nettoyer : Identifiez les zones prioritaires et fournissez des détails tels que la superficie, les types de sols et les finitions, ainsi que le nombre de toilettes.
3. Étendue des travaux
Fournissez des détails et clarifiez vos attentes concernant les points suivants :
Planification : Heures de nettoyage souhaitées (par exemple, pendant les heures d’ouverture, en dehors des heures d’ouverture, ou en alternance). Demandez un calendrier de travail adapté aux besoins de votre entreprise.
Fournitures : Indiquez les fournitures que vous attendez du service de nettoyage et celles que votre entreprise fournira. Pensez aux chariots de nettoyage, aux aspirateurs, aux produits et équipements d’entretien, tels que les polisseuses. Indiquez également les produits consommables tels que les articles en papier ou les serviettes hygiéniques que l’entreprise soumissionnaire devra fournir.
Durée du contrat : Précisez la durée exacte du contrat et les options de renouvellement que vous proposerez si vous êtes satisfait du travail effectué.
4. Normes sectorielles
Certaines entreprises peuvent avoir besoin de services de nettoyage spécialisés qui répondent aux normes de leur secteur. Si votre entreprise doit se conformer à des exigences réglementaires ou spécifiques à son secteur d’activité, décrivez-les ici.
5. Calendrier de paiement
Décrivez quand et comment les paiements seront effectués au fournisseur de services.
6. Services supplémentaires
À l’occasion, votre entreprise peut avoir besoin de services supplémentaires tels que le nettoyage de tapis, le nettoyage de tissus d’ameublement, le lavage de vitres et d’autres services liés à des projets spécifiques. Expliquez les circonstances dans lesquelles vous pourriez avoir besoin de services supplémentaires.
7. Critères d’évaluation
Expliquez comment les propositions des entreprises soumissionnaires seront évaluées. Demandez à chacune d’elles de vous fournir les informations suivantes :
- Années d’expérience et qualifications
- Plans de services
- Titres de compétence et certifications uniques
- Tarifs proposés pour les services supplémentaires
- Références
Vous pouvez aussi préciser comment le rendement de l’entreprise de services sera contrôlé, par exemple par des inspections mensuelles.
8. Points de contact
Dans la plupart des cas, la personne qui rédige l’appel d’offres pour des services de nettoyage sera le principal point de contact des entreprises qui répondent à l’appel d’offres. Si d’autres membres de l’équipe sont impliqués, fournissez les coordonnées de chaque personne, ainsi que son titre, son adresse courriel et son numéro de téléphone.
L’importance des détails
Plus vous décrivez clairement les besoins de votre entreprise en matière de nettoyage, mieux vous serez en mesure de recevoir des solutions ciblées. Un appel d’offres détaillé vous permet d’évaluer plusieurs fournisseurs et d’examiner leurs idées et les solutions qu’ils proposent. Vous serez ainsi plus susceptible de trouver et de nouer un partenariat avec l’entreprise de nettoyage la mieux adaptée à vos besoins.
Après l’envoi de l’appel d’offres
Une fois votre appel d’offres envoyé, prévoyez un délai pour les réponses. Lorsque vous recevez les propositions, évaluez-les et comparez-les attentivement afin de choisir le fournisseur de services de nettoyage qui répond le mieux à vos besoins.
Si vous êtes propriétaire d’une entreprise ou gestionnaire d’installations et que vous recherchez des services de nettoyage, ServiceMaster Clean possède plus de 70 ans d’expérience dans ce secteur. Nous offrons des solutions de nettoyage commercial qui répondent aux normes d’excellence les plus élevées. Vos installations reflètent votre réputation professionnelle et nous nous engageons à la maintenir grâce à un service flexible, pratique et fiable. Nous créerons un programme de services de nettoyage entièrement personnalisable pour votre entreprise, conçu pour dépasser vos attentes.